Практика ЛДО · Контроль
Где задерживается согласование: как читать задачи и статистику ЛДО
Как найти ожидающие задачи и правильно трактовать среднее количество дней. Почему очередь, возраст задачи и скорость сотрудника — разные показатели.
Начните с вопроса, на который нужен ответ
Если закупка задерживается, руководителю важно понять, у кого сейчас задача и что мешает решению. Если требуется оценить процесс за месяц, понадобятся сопоставимые данные о документах и этапах. Это разные задачи анализа.
В ЛДО есть список задач согласования и отчёт «Статистика согласования». Список нужен для текущей работы, отчёт помогает рассмотреть ожидающие согласования и показатели, рассчитанные по истории. Перед выводами важно понять, что означают его колонки.
Отчёт не заменяет разговор с ответственным. Большое ожидание может быть связано с отсутствующим вложением, внешним ответом или неполными исходными данными, а не с бездействием сотрудника.
От задачи — к предмету проверки
- Откройте «Задачи согласования».
- Найдите нужный предмет и текущего участника процесса.
- Нажмите «Статистика согласования». В проверенной УНФ открывается отчёт «Задачи на согласовании»; нажмите «Сформировать».
- Примените доступные отборы по пользователю, роли или предмету, чтобы рассматривать сопоставимые задачи.
- Для проблемной строки вернитесь к документу и выясните, что именно ожидается.
Проверяйте состав исполнителей роли. Если на одну роль назначено несколько сотрудников, строки по исполнителям нельзя автоматически считать независимыми документами или складывать как количество уникальных закупок.
Что означает среднее количество дней
В проверенной схеме отчёта среднее рассчитывается по пользователю: берётся разность между периодом записи истории и датой решения в единицах «день», затем считается среднее. В выборку среднего попадают записи, где дата решения не меньше периода записи.
Из этой формулы не следует, что измерено время активной работы сотрудника. Она не вычитает ожидание коллег, выходные и праздники по производственному календарю. В исходном запросе также нет отдельного условия «только положительные решения».
| Показатель | Что можно узнать | Что нельзя утверждать без дополнительного анализа |
|---|---|---|
| Среднее количество дней | Среднюю разность дат по отобранной истории пользователя | Трудозатраты, рабочие часы, срок текущего документа |
| Дней в работе | Разность между периодом записи и текущей датой для ожидающей строки | Просрочку относительно согласованного SLA |
| Строки по исполнителям | Кому соответствует роль в отчёте | Количество уникальных документов без устранения повторов |
Период записи в маршруте не следует без проверки называть временем фактического получения уведомления. Этапы создаются при запуске; при переходе после положительного решения период следующих незавершённых этапов может сдвигаться. Доставка уведомления выполняется отдельно и этой датой не подтверждается.
Как сравнивать изменения без ложной точности
Проверенный набор: положительное решение через 2 дня и отрицательное через 4 дня дали среднее 3,0 дня. Ожидающая задача с периодом три дня назад показала 3 дня в работе. При двух исполнителях роли эта же задача дала две строки в выборке отчёта.
Для оценки процесса выберите один тип предмета и сопоставимые маршруты. Отдельно фиксируйте момент отправки, итогового решения, возвраты и причины задержек. Согласование простого заказа и сложного договора не стоит объединять в один показатель эффективности.
Пример арифметики: интервалы 1, 2 и 9 дней дают среднее 4 дня. Это учебные числа, не данные клиентов ЛДО. Одно длительное ожидание заметно меняет среднее, поэтому вместе с ним полезно рассматривать отдельные документы и число наблюдений.
При полном повторном запуске текущая история предмета пересоздаётся. Если нужно измерить путь от самого первого обращения до окончательного решения через несколько возвратов, заранее определите отдельный способ хранения таких событий. Нельзя предполагать, что текущий отчёт уже хранит весь этот цикл.
Рабочий порядок разбора очереди
- Выделить ожидающие предметы с наибольшим возрастом.
- Для каждого назвать текущую роль, ответственного и причину ожидания.
- Разделить задержки из-за исходных данных, внешних ответов и внутренней очереди.
- Назначить следующее действие: дополнить документ, уточнить замечание или принять решение.
- После изменения маршрута сравнить аналогичные документы, сохранив объём выборки и определения показателей.
Так статистика помогает менять процесс: убрать лишний этап, улучшить входные данные или пересмотреть распределение задач. Решение о качестве работы сотрудника не должно опираться только на одно среднее число.